O comprometimento e apoio da Alta Administração para o fomento de uma cultura ética, de respeito às leis e de implementação das políticas de integridade é condição indispensável para criação e funcionamento de um programa de integridade.

A alta administração e as lideranças devem estar permanentemente engajadas com o tema, patrocinando ações relacionadas e sempre liderando pelo exemplo.

• O Conselho de Administração da Unimed São José do Rio Preto, deliberou pela implantação do programa de integridade da Unimed São José do Rio Preto em fevereiro de 2019, sob o registro DEGOV 012/2019, e constituiu a Diretoria de Governança Corporativa e Relações Institucionais, cujo reporte é feito ao Conselho de Administração e à Assembleia Geral.

A construção de um programa de Compliance efetivo passa pelo mapeamento dos processos da companhia e posterior identificação dos riscos inerentes, controles associados, juntamente com indicadores para acompanhamento da performance do programa e a identificação dos riscos residuais resultantes deste processo.

• A estratégia formulada pela Unimed São José do Rio Preto para efetivar Gestão de Riscos está fundamentada no princípio de apoio em dois pilares essencialmente diferentes e complementares: Gestão Holística - contempla o conjunto de ações gerenciais voltadas à identificação, análise, avaliação tratamento e monitoramento dos riscos que impactam a estratégia da Cooperativa; e Gestão Individualizada de cada risco - visa a compreensão integral dos riscos: considera o potencial impacto de todos os tipos de riscos sobre os todos os processos, atividades, produtos e serviços.
• Em complemento ao mapeamento da gestão de riscos e controles internos, através da Gerência de Processos, a Diretoria de Governança Corporativa e Relações Institucionais, atua de forma a maximizar e otimizar a identificação de oportunidades de ganhos de eficiência em processos da cooperativa, buscando minimizar o risco de perdas, multas, sanções e/ou penalidades, punições e outras consequências provenientes de ineficiências em processos corporativos.

Todas as ações devem ser norteadas pelo Código de Ética e Conduta, políticas e normativos internos, no que tange a aspectos reputacionais, ambiente de trabalho, administração pública, relacionamento com público interno e externo que se relacionam ou tenham interesse em se relacionar com a Unimed Rio Preto. Tais documentos são necessários para detalhar os regramentos sobre determinados temas como conflito de interesses, brindes, presentes e hospitalidade, relacionamento com terceiros, e estabelecer quais atitudes são permitidas e quais não são toleradas pela cooperativa.

• Código de Ética e Conduta aplicado a todos os colaboradores e cooperados, com revisão anual;
• Assinatura do Termo de Conflito de Interesses por todos os colaboradores e cooperados;
• Atualmente todos os fornecedores dão aceite ao Código de Ética e Conduta, todos os contratos possuem cláusulas Anticorrupção;
• Construção e publicação de Políticas relacionadas;
• Em razão da Unimed São José do Rio Preto ser uma cooperativa médica, atuante no setor de Saúde Suplementar, constituiu-se área específica denominada Regulação em Saúde Suplementar, que tem por escopo implementar as normativas e realizar adequações nos processos internos, não aderentes, conforme recebimento das Notificações de Intermediação Preliminares, sendo compartilhado o Relatório de Conformidade Regulatório, previsto na RN nº 443/2019 editada pela ANS, com a área de Compliance.

O plano de comunicação e treinamento da Unimed São José do Rio Preto é elaborado para alcançar todos os colaboradores, cooperados, terceiros e demais interessados. A linguagem utilizada é voltada para diversos públicos com diferentes níveis de instrução, sendo atrelado à inovação de metodologias para verificar a retenção, compreensão do conteúdo abordado, bem como a aderência da organização para consolidação da Cultura da Ética, Integridade e Transparência, sendo obrigatória a participação dos treinamentos vinculados ao Programa de Integridade com emissão de certificado de conclusão.

• Treinamentos do Código de Ética e Conduta e Anticorrupção e Treinamento de Conflito de Interesses para colaboradores;
• Criação do Programa de Treinamentos de Compliance na nova plataforma UNICORP com facilidade para acesso de todos os colaboradores, avaliação de conhecimentos e emissão de certificado de conclusão.
• Gestão e acompanhamento dos números aderência e eficácia dos Treinamentos de Compliance;
• Com o objetivo de estreitar a comunicação com os cooperados, a Unimed S. J. Rio Preto dispõe do Portal de Governança, um canal exclusivo de relacionamento com o objetivo de atender o médico cooperado e facilitar o entendimento dos processos da Cooperativa, atuando estrategicamente no levantamento de dados para planejamento de ações e interações adequadas ao perfil e necessidades dos sócios. Neste canal é possível obter acesso ao Manual do Cooperado, que apresenta um panorama sobre a Cooperativa e todo o Sistema Unimed, os canais de atendimento, e-mail exclusivo, telefone e ferramentas de aplicativo direcionado ao Conselho de Administração.

O Departamento de Compliance disponibiliza um canal de consulta próprio através do e-mail compliance@unimedriopreto.com.br, fazendo a interface com o público interno e externo, na busca da efetividade do Programa de Integridade. Também, há o Canal de Denúncias, que é uma forma de ampliar o comprometimento da Unimed São José do Rio Preto com a ética, transparência, integridade e atendimento das normas anticorrupção, qual poderá ser utilizado para realização de denúncias relacionadas à corrupção e demais irregularidades previstas na Lei n. 12.846/2013. Para garantir a imparcialidade, sigilo, e proteção ao denunciante de boa-fé, a Unimed Rio Preto, utiliza ferramenta independente e terceirizada para a de gestão do Canal de Denúncias. Visando atingir a todos os interessados como público interno e externo, essa ferramenta também é disponibilizada para terceiros, administração pública e comunidade em geral. Trata-se de um ambiente seguro e sigiloso, hospedado fora do Sistema (ou ambiente) Unimed São José do Rio Preto, e administrado pela empresa Contato Seguro, onde o relato da denúncia pode ser realizado de forma anônima ou identificada.

O acesso pode ser através do endereço eletrônico: https://www.contatoseguro.com.br/pt/unimedriopreto e por telefone 0800 512 7701, em que é gerado um protocolo para fins de acompanhamento por parte do denunciante, qual poderá caso seja necessário complementar o relato e fornecer mais informações.

As denúncias são recebidas pelo Canal de Denúncias e através de acesso aos membros do Comitê de Compliance formado pela Gerência, Coordenação e Especialista da área de Compliance o qual irá analisar, apurar, coletar evidências e emitir relatório de investigação com um parecer sobre o caso. Em sequência, o Comitê de Compliance deverá encaminhar esse relatório para decisão do Comitê de Ética e Compliance formado pela Alta Administração da Unimed São José do Rio Preto, conforme disposto na Política de Recebimento e Tratamento de Denúncias PL.0022.

A due diligence e o background check são processos que envolvem o estudo, a análise e a avaliação detalhada de informações de um determinado fornecedor ou parceiro, bem como, de candidato a uma vaga a Cooperativa, a partir de dados públicos disponíveis na rede mundial de computadores. Este estudo pode abarcar aspectos reputacionais, financeiros, contábeis, previdenciários, trabalhistas, imobiliários, tecnológicos e jurídicos da empresa.

Após a implantação do Programa de Integridade, a Unimed São José do Rio Preto iniciou o procedimento de realização de due diligence de todos os seus novos fornecedores, além de periodicamente, no momento da renovação contratual quando for o caso atualizar as análises e verificações de viabilidade de manter o relacionamento com fornecedor e/ou renovação do contrato.

Além das análises de fornecedores e parceiros comerciais, a Unimed São José do Rio Preto realiza a due diligence para solicitações de doações e patrocínios a fim de verificar a idoneidade da solicitação e destinação correta da doação

Em complemento, é realizado o background check de novos colaboradores e cooperados. Background check é termo em inglês que pode ser traduzido como checagem de antecedentes. Esse procedimento busca obter o maior número de informações para facilitar a tomada de decisões, em processos seletivos e ou/ na avaliação de novos cooperados, analisando a viabilidade e grau de risco em caso de estabelecimento de relação trabalhista contratual, e integração de novo sócio para o negócio, mitigando riscos reputacionais, financeiros, jurídicos de fraude e regulatório. Tal prática, gera vantagens e agrega valor para a organização, qual terá a oportunidade de conhecer melhor o candidato a colaborador bem como sócio cooperado previamente ao ajuste contratual.

O Departamento de Compliance atua frente às transgressões aos dispositivos de segurança da Cooperativa (Código de Ética e Conduta e as Políticas vigentes), apresentando recomendações em seus pareceres, visando a manutenção do padrão ético e íntegro. Além das recomendações, são estabelecidos fluxos com as áreas relacionadas, visando alinhar expectativas e estabelecer canais de comunicação, privilegiando a comunicação em toda a Cooperativa.

Caso não haja o cumprimento das recomendações, avalia-se a necessidade de abertura de não conformidade, oportunizando-se à área que estabeleça um plano de ação para a aplicação da recomendação.

Ainda, nos casos em que após a apuração e/ou investigação interna haja conclusão sobre condutas inadequadas, são recomendadas as aplicações de medidas disciplinares, observando-se as regras internas, definidas pela Política de Medidas Disciplinares (no caso de colaboradores), pelo Regimento Interno (no caso de cooperados), e pela legislação vigente.

O acompanhamento de não conformidades e oportunidades de melhoria identificadas durante a execução do Programa de Integridade, devem ser utilizamos como suporte para a melhoria contínua do programa. O acompanhamento e geração de indicadores provenientes das análises de Compliance, do Canal de Denúncias e dos relatórios gerados pela Auditoria Interna, também devem servir de embasamento para o aperfeiçoamento do programa e da função de Compliance.

A atividade de reporte visa garantir que todos os resultados encontrados a partir da execução permanente do programa de integridade, sejam direcionados para a alta administração, assim como para os demais fóruns e instâncias envolvidas direta e indiretamente na condução do programa. O acompanhamento dos planos de ação derivados de não conformidades ou oportunidades de melhoria encontradas e outros indicadores do programa devem compor a produção de um relatório de Compliance consolidado, que possa dar visibilidade e continuidade às ações elaboradas.

Mecanismos de Integridade:

Em 2021, foi implementada na Unimed S. J. do Rio Preto a Política de Diversidade e Inclusão e formado o Grupo de Diversidade e Inclusão, cujo objetivo é apoiar as iniciativas de diversidade e inclusão, gerar insights sobre o tema, mapear gaps, propor e implementar, em conjunto com demais stakeholders, iniciativas orientadas à valorização de toda diversidade, auxiliando na disseminação, evolução e fortalecimento da cultura inclusiva na cooperativa.